Kubota Triển Khai NetSuite Hỗ Trợ Phát Triển Kinh Doanh Nước và Môi Trường tại ASEAN

Ông Hiroshi Omori, Trưởng phòng ASEAN, Ban Xúc tiến Kinh doanh Nước và Môi trường Quốc tế, Công ty Nước và Môi trường Kubota, và ông Shogo Naruka, Phòng ASEAN, Ban Xúc tiến Kinh doanh Nước và Môi trường Quốc tế, Công ty Nước và Môi trường Kubota.

Kubota đã triển khai "Oracle NetSuite" để thúc đẩy tăng trưởng mảng kinh doanh nước và môi trường tại Thái Lan, Việt Nam và Philippines. Chúng tôi đã phỏng vấn ông Hiroshi Omori, Trưởng phòng ASEAN, Ban Xúc tiến Kinh doanh Nước và Môi trường Quốc tế, Công ty Nước và Môi trường Kubota, và ông Shogo Naruka thuộc cùng phòng, về việc triển khai NetSuite và những hiệu quả mà nó mang lại.

Được thành lập vào năm 1890, Kubota chuyên cung cấp các sản phẩm góp phần giải quyết các vấn đề xã hội trong lĩnh vực thực phẩm, nước và môi trường. Hiện tại, công ty đang mở rộng kinh doanh trên toàn cầu, chủ yếu tập trung vào mảng nước và môi trường cùng mảng máy móc. Doanh thu của Kubota tính đến tháng 12 năm 2024 đạt 3.016,3 tỷ Yên, trong đó Châu Á chiếm 680,5 tỷ Yên (23%) theo khu vực, và mảng kinh doanh nước và môi trường chiếm 362,6 tỷ Yên (12%) theo bộ phận.

Mảng kinh doanh nước và môi trường của Kubota đang thực hiện nhiều hoạt động đa dạng tại các công ty con ở Thái Lan, Việt Nam, Philippines trong khu vực ASEAN, cùng với các văn phòng kinh doanh ở nước ngoài như Malaysia và Myanmar. Các hoạt động này bao gồm xây dựng các cơ sở xử lý nước, bán hóa chất và phụ tùng thay thế, dịch vụ vận hành và bảo trì các cơ sở đã bàn giao, cũng như bán thiết bị liên quan đến xử lý nước.

Trước khi triển khai hệ thống ERP tại ba công ty con ở các quốc gia này, các nghiệp vụ bị phân tán, dễ xảy ra lỗi nhập liệu và tồn tại nhiều công việc trùng lặp khi nhiều bộ phận cùng nhập một dữ liệu. Kết quả là, cùng với việc mở rộng kinh doanh, dự kiến số lượng nhân viên trong bộ phận quản lý mua sắm và kế toán sẽ tăng lên, và các công việc thủ công như lập báo cáo hàng tháng cũng trở thành gánh nặng nhân sự. Ngoài ra, việc lập báo cáo hàng tháng chủ yếu dựa vào thao tác thủ công với phần mềm bảng tính, gây quá tải cho nhân sự gián tiếp.

Hơn nữa, do dữ liệu không được liên kết với thông tin chi nhánh, sản phẩm và bộ phận, nên không thể nắm bắt các chỉ số kinh doanh theo từng khía cạnh khác nhau. Tình hình này khiến việc đưa ra quyết định kinh doanh kịp thời trở nên bất khả thi nếu phải chờ đợi hoàn tất tổng hợp báo cáo tài chính hàng tháng.

Để giải quyết những vấn đề này, Kubota đã đồng loạt triển khai NetSuite tại ba quốc gia. Mục tiêu là thiết lập một nền tảng nghiệp vụ chung cho mỗi chi nhánh, đồng thời tăng cường kiểm soát nội bộ, nâng cao hiệu quả hoạt động và đẩy nhanh quá trình ra quyết định kinh doanh.

Lý do triển khai NetSuite

Ông Naruka giải thích lý do triển khai NetSuite: 'Ba quốc gia được triển khai lần này có quy mô nhỏ, và không thể phân bổ nhiều nhân lực cho việc bảo trì hệ thống, do đó mô hình SaaS là phù hợp.' Ông cũng cho biết ba lý do chính để lựa chọn NetSuite là: 'có nhiều tính năng và khả năng mở rộng,' 'có thể triển khai trên quy mô toàn cầu,' và 'đảm bảo an ninh thông tin cao.'

Ông cho biết: 'Khi triển khai đồng thời tại ba quốc gia, việc nắm bắt và xử lý những khác biệt về kế toán và quy định thuế tại mỗi chi nhánh là một thách thức.' NetSuite hỗ trợ đa ngôn ngữ và đa tiền tệ, cho phép sử dụng một hệ thống chung trên cả ba quốc gia. Ông cũng cho rằng khả năng tương thích với các mô hình kinh doanh khác nhau như dự án xây dựng và dịch vụ bán linh kiện là một điểm hấp dẫn.

Trong quá trình triển khai, NetSuite cũng cung cấp hỗ trợ bằng tiếng Anh, tiếng Nhật và ngôn ngữ địa phương, cùng với hệ thống hỗ trợ tại chỗ. Ông Omori hồi tưởng: 'Mặc dù khác biệt ngôn ngữ là một thách thức, nhưng việc nhà cung cấp dịch vụ triển khai do Oracle giới thiệu đã hỗ trợ chúng tôi bằng ngôn ngữ địa phương tại mỗi chi nhánh là một điều rất tốt.'

Trong lần triển khai này, các chức năng 'quản lý bán hàng' từ khi nhận đơn hàng đến giao hàng và lập hóa đơn, 'quản lý kho', 'quản lý mua sắm' từ đặt hàng đến nghiệm thu, và 'quản lý kế toán' đều được xử lý bằng các tính năng tiêu chuẩn của NetSuite. Đối với việc quản lý các dự án xây dựng kéo dài và bao gồm nhiều loại đơn đặt hàng khác nhau, việc quản lý dự toán và thực tế được thực hiện thông qua các chức năng mở rộng.

Cơ cấu triển khai và những vấn đề phát sinh

Cơ cấu triển khai được chia thành ba cấp: 'Uỷ ban Điều hành' (Executive Committee) giám sát sự phù hợp giữa định hướng dự án và mục tiêu tổ chức, 'Uỷ ban Vận hành' (Operational Committee) quyết định chính sách thực hiện dự án, và 'Uỷ ban Dự án' (Project Committee) thúc đẩy dự án theo chính sách đã định. Trụ sở chính Kubota đã thiết lập một hệ thống hỗ trợ từ bộ phận hỗ trợ hệ thống IT, từ việc lựa chọn hệ thống đến triển khai. Tại mỗi chi nhánh, dưới sự lãnh đạo của giám đốc công ty con, đã bố trí một trưởng nhóm nghiệp vụ tại chi nhánh để nắm bắt tổng thể. Phía nhà cung cấp dịch vụ triển khai cũng tương tự, đã chỉ định người phụ trách cho từng cấp và quản lý tiến độ, đưa ra quyết định thông qua các cuộc họp định kỳ.

Việc lựa chọn hệ thống hoàn tất vào tháng 11 năm 2023, sau đó khoảng hai tháng để thu thập yêu cầu, tiếp theo là xây dựng, kiểm thử và cải tiến liên tục, thực hiện kiểm tra chấp nhận, đào tạo và di chuyển dữ liệu để chuẩn bị triển khai. Theo kế hoạch, hệ thống dự kiến đi vào hoạt động chính thức tại Thái Lan vào giữa tháng 8 (triển khai trước), Việt Nam vào giữa tháng 9 và Philippines vào giữa tháng 10. Tuy nhiên, đã phát sinh các vấn đề như chậm trễ trong quá trình xây dựng, dữ liệu di chuyển không đầy đủ và lỗi ban đầu sau khi đi vào vận hành, dẫn đến chậm trễ lịch trình và tăng chi phí.

Trong quá trình xây dựng, do sự hiểu biết của người dùng về hệ thống và sự hiểu biết của nhà cung cấp về nghiệp vụ còn hạn chế, dẫn đến việc yêu cầu tăng lên so với ban đầu và phải làm lại, khiến lịch trình bị chậm 1,5 tháng và chi phí tăng khoảng 18%. Về việc di chuyển dữ liệu, do thiếu hướng dẫn rõ ràng cho người phụ trách tại các chi nhánh và lỗi định dạng thu thập dữ liệu, đã xảy ra sai sót trong việc thu thập dữ liệu tại Thái Lan (nơi triển khai trước). Điều này buộc phải nhập lại dữ liệu, tốn thêm 2 tháng xử lý nội bộ và tăng giờ công. Do những chậm trễ này, các công việc kiểm thử trước đó không thể thực hiện theo kế hoạch, kết quả là các lỗi không được phát hiện hết trong quá trình kiểm thử và chấp nhận đã xuất hiện sau khi hệ thống vận hành, gây thêm 4 tháng xử lý nội bộ và tăng chi phí 12%.

Hiệu quả triển khai và triển vọng tương lai

Mặc dù đã phát sinh nhiều vấn đề khác nhau, nhưng mục tiêu đưa hệ thống vào hoạt động chính thức trong năm 2024 đã đạt được và hiệu quả triển khai bắt đầu rõ rệt. Trước đây, trong các nghiệp vụ quản lý mua sắm và kế toán (công nợ), phần mềm bảng tính dành cho quản lý mua sắm và hệ thống kế toán không được quản lý tập trung, tiềm ẩn rủi ro về sự không nhất quán dữ liệu do lỗi nhập liệu. Với việc triển khai NetSuite, hệ thống đã được tập trung hóa, loại bỏ sự không nhất quán dữ liệu và tăng cường kiểm soát nội bộ. Đồng thời, các công việc trùng lặp giữa nhiều bộ phận cũng được giải quyết, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động.

Về việc nắm bắt kịp thời các chỉ số kinh doanh, vốn là một thách thức, giờ đây đã có thể quản lý tập trung dữ liệu bằng cách liên kết thông tin chi nhánh, sản phẩm và bộ phận, cho phép phân tích kinh doanh đa chiều. Hơn nữa, tiến độ dự toán và thực tế, trước đây chỉ có thể nắm bắt theo đơn vị báo cáo tài chính hàng tháng, giờ đây có thể được kiểm tra hàng ngày, góp phần đẩy nhanh quá trình ra quyết định kinh doanh.

Ông Naruka cho biết, ngay sau khi triển khai NetSuite, đã có sự xáo trộn tại hiện trường, nhưng họ đang cố gắng ổn định hệ thống thông qua thử nghiệm và điều chỉnh liên tục. Ông nói: 'Việc bố trí nhân sự chủ chốt tại mỗi chi nhánh là rất quan trọng. Các thành viên tại mỗi chi nhánh am hiểu quy trình công việc cụ thể nhưng chưa hiểu rõ cơ chế tổng thể của hệ thống. Tôi nghĩ rằng trong tương lai, chúng ta cần đào tạo những nhân sự như vậy.'

Trong tương lai, Kubota mong muốn đạt được hiệu quả cao hơn trong quản lý dự toán và thực tế. Đối với việc quản lý các dự án xây dựng, do giá trị lớn và thời gian dài, việc quản lý dự toán và thực tế của thông tin đơn hàng trở nên quan trọng đồng thời với quản lý dự toán tài chính. Hiện tại, họ chưa thể xử lý quản lý dự toán và thực tế của thông tin đơn hàng, và mong muốn giải quyết vấn đề này thông qua việc tạo báo cáo và các chức năng mở rộng trong tương lai.

Ngoài ra, công ty cũng sẽ nỗ lực 'hiển thị hóa các chỉ số kinh doanh'. Bằng cách tận dụng chức năng bảng điều khiển (dashboard) và mở rộng các báo cáo, các nhà quản lý sẽ luôn có thể trực quan hóa các chỉ số kinh doanh. Ông Omori bày tỏ kỳ vọng: 'Nếu chỉ theo dõi kết quả mà không thể xem tiến độ, thì các quyết định của nhà quản lý sẽ chậm trễ. Trước đây, trong các dự án xây dựng, doanh thu chỉ được xác định sau khi hoàn thành, điều này là chậm trễ về mặt quản lý tiến độ. Với việc triển khai NetSuite, chúng tôi muốn có thể xem tiến độ hàng tuần/hàng ngày để đưa ra quyết định.'